Op woensdag 13 maart werd de ledenraadvergadering geheel gewijd aan een gesprek met Prof. Gert van Dijk, de geestelijke vader van het concept van de ledenraad bij een wooncoöperatie.

De ledenraad en het bestuur waren voor deze vergadering uitgenodigd. Na de vergadering heeft prof. Van Dijk zich bereid verklaard om nog een keer naar de Akropolistoren te komen voor een bijeenkomst met alle bewoners van de toren. Het bestuur gaat dat organiseren.

Deze keer geen besluitenlijst, maar een verslag gemaakt door Jeroen Verhulst, voorzitter ledenraad Akropolistoren.

Introductie prof. Gert van Dijk

Prof. Van Dijk is via de landbouw (Hogeschool Wageningen) in aanraking gekomen met coöperaties en raakte geboeid door deze organisatievorm vanwege de democratische gedachte die erachter zit. De Rabobank is oorspronkelijk daarop gebaseerd. Hij verbreedde zijn belangstelling voor coöperaties naar andere sectoren; coöperaties vind je ook bij bedrijven, dienstverlenende instellingen en verenigingen. Bij veel organisaties is er een democratisch tekort, bijvoorbeeld bij pensioenfondsen en natuurbeheer.

Gert van Dijk is acht jaar voorzitter geweest van de ledenraad van PGGM, het pensioenfonds van de welzijnssector. In die hoedanigheid kreeg hij vanuit de Alliantie de vraag om mee te denken over de organisatievorm voor de wooncoöperatie die in de Akropolistoren zou komen.

Daarbij was het uitgangspunt dat mensen die zich bij de coöperatie aansluiten, in beginsel bereid moeten zijn om een rol te spelen in de organisatie. Loting is volgens de professor een essentieel onderdeel van zijn ledenraadconcept; je moet als je er gaat wonen weten dat je moet deelnemen aan de Ledenraad als je geloot wordt. Het is niet de bedoeling dat je wordt opgeleid tot lid van de Ledenraad. Nee, je moet er fris instappen en gewoon zeggen wat je ervaart en wat je van je achterban hoort.

In Nederland zijn er nog weinig organen die werken met loting. In België̈, IJsland en steden in Zuid-Amerika zijn er al wel burgergroepen die samengesteld zijn op basis van loting.
Op dit moment is Prof. van Dijk betrokken bij onderzoek daarover in Tilburg.
Hij benadrukt dat er in Nederland veel voorbeelden zijn van slecht functionerende ledenraden en heel weinig goede voorbeelden. De ledenraad van de Akropolistoren is een voorbeeld van een goed functionerende ledenraad en daarom ook voor hem interessant.

Gesprek aan de hand van de vier vooraf rondgestuurde vragen van de agendacommissie

In de laatste vergadering van de Ledenraad vroegen enkele leden zich af of de definitie van de ledenraad op de website de positie van de ledenraad wel goed weergeeft. Die luidt als volgt:
De ledenraad staat het bestuur bij in de vervulling van haar taken, bedrijfsvoering en adviseert over te nemen besluiten, de kwaliteit en omvang van de dienstverlening en de maatschappelijke betrokkenheid.
De ledenraad vertegenwoordigt de belangen van alle leden en fungeert als klankbord voor het bestuur aangaande de leden
(statuten Akropolistoren, artikel 16-1).

Vraag aan prof. Van Dijk: hoe zou u de ledenraad definiëren?

Van Dijk zou andere accenten leggen:

  1. De ledenraad vertegenwoordigt de leden, in dit geval hun etage.
  2. De ledenraad is verantwoordelijk voor het georganiseerd vertrouwen. Vertrouwen moet georganiseerd worden. De Ledenraad heeft een functie die niet door het bestuur vervuld kan worden.
  3. De ledenraad moet geen bestuurlijke taken op zich nemen, niet meebesturen. Wel zorgen voor een goede bestuurlijke omgeving waarin alle meningen uitgewisseld kunnen worden. De Ledenraad moet de rauwe werkelijkheid binnenbrengen. Daar moet het bestuur zijn voordeel mee doen.
  4. De ledenraad toetst wat het bestuur doet achteraf, verleent decharge. Dat is te vergelijken met wat een parlement doet. Van Dijk is geen voorstander van bemoeienis met de begroting. Toets alleen achteraf: komt het overeen met wat mensen in de toren verwachten? De ledenraad moet zich niet committeren aan alle beslissingen van het bestuur, maar alleen op hoofdlijnen sturen.
  5. Als het bestuur onvoldoende vertrouwen krijgt, dan kan de Ledenraad het bestuur of bestuursleden wegsturen. Dat je weggestuurd kan worden hoort bij een bestuurlijke taak. Dat is geen afgang.
  6. De ledenraad is geen medezeggenschapsorgaan, waarbij de agenda gedomineerd wordt door stapels stukken van de bestuurder waarover geadviseerd moet worden of die goedgekeurd moeten worden. De Ledenraad/de agendacommissie bepaalt zelf haar agenda aan de hand van wat de leden op dat moment belangrijk vinden.
  7. Het gaat om het gesprek dat de leden aan tafel met elkaar voeren. De leden moeten de rauwe werkelijkheid op tafel brengen zoals zij die zelf ervaren of van hun achterban meekrijgen. Het gesprek is belangrijker dan consensus.

De voorzitter constateert dat hiermee het grootste deel van de vier vragen wel aan bod gekomen is, maar stelt nog wel de vraag aan de orde hoe voorkomen kan worden dat de vergaderingen van de ledenraad te veel gedomineerd worden door het bestuur. Zijn er standaard-agendapunten te bedenken die dat helpen voorkomen?

Prof. Van Dijk vindt het idee om de vergadering te beginnen met een rondje langs alle leden aan tafel over wat ze van hun etages meegekregen hebben heel goed.
Een vergadering van vijftien leden is wel veel. Om meer mensen aan het woord te krijgen, kan opsplitsing in kleine groepjes bij een gesprek over een bepaald thema een goed idee zijn.

Voortzetting gesprek aan de hand van vragen van ledenraadsleden en bestuursleden

Vraag: hoe kan een ledenraadslid zijn/haar etage vertegenwoordigen als hij/zij ‘zonder last en ruggespraak’ deelneemt aan de vergaderingen?
Prof. Van Dijk: de deelname is zonder last, maar wel met ruggespraak. ‘Zonder last’ betekent dat de leden in gesprek met andere leden de vrijheid hebben om tot een andere conclusie te komen. ‘Ruggespraak’ houdt in dat ze de meningen en wensen van hun etage op tafel brengen, zelfs als die niet unaniem zijn.

Vraag: U zegt dat het belangrijk is dat het bestuur kennisneemt van het gesprek dat de leden in de vergadering met elkaar voeren. Wij hebben juist besloten om het bestuur een deel van de vergadering niet aanwezig te laten zijn omdat het bestuur het gesprek te veel domineerde. Wat is uw mening daarover?
Prof. Van Dijk: het bestuur zou bij voorkeur wel aanwezig moeten zijn, maar met terughoudendheid moeten deelnemen aan het gesprek.

Vraag: Wat vindt u ervan dat de vergaderingen besloten zijn, dus niet toegankelijk voor andere bewoners? En zouden reserveleden eventueel wel aanwezig mogen zijn?
Prof. Van Dijk: De openheid is van buiten naar binnen. Als de ledenraadsleden zich in de vrijheid om zich uit te spreken belemmerd voelen door de aanwezigheid van andere bewoners, dan is het beter om de vergadering besloten te houden. Ook reserveleden zouden dan niet aanwezig moeten zijn.

Vraag: Hoe voorkom je dat de agenda te veel gedomineerd wordt door input en stukken van het bestuur? Een aantal leden heeft moeite om die stukken te lezen en te doorgronden. Hoe houd je de vergadering ook voor die mensen interessant?
Prof. Van Dijk: Meebesturen is de dood in de pot. De ledenraad van bijvoorbeeld de ANWB functioneert niet omdat alle leden een bestuurlijke achtergrond hebben. Ze denken en spreken bestuurlijk. De ledenraad moet zelf bepalen waar ze over willen praten. De agendacommissie moet dat bewaken. Dat iedereen vrijelijk kan meepraten is een graadmeter van het succes van de ledenraad.

Hij doet de suggestie om de vergaderingen meer thematisch te organiseren en daarbij in kleinere groepen uiteen te gaan. In kleiner groepen heeft iedereen meer kans om zich uit te spreken.

Vraag: Het bestuur heeft onlangs voor het eerst het verslag van een bestuursvergadering rondgestuurd naar de bewoners. Is het een goed idee om dat vaker te doen?
Prof. Van Dijk: Het is voor de ledenraad wel belangrijk om kennis te kunnen nemen van wat er op de bestuursagenda staat.

Vraag: heeft de ledenraad geen enkele rol bij de begroting?
Prof. Van Dijk: De ledenraad moet de begroting wel toetsen, maar niet goedkeuren. Ze moet zich niet committeren aan de begroting. Wel moet de ledenraad meepraten over de meerjarenbegroting. Dan gaat het om visie en hoofdlijnen.

Vraag: Hoe kan je de onderlinge communicatie in de Akropolistoren effectief organiseren?
Prof. Van Dijk: je kunt mensen al gauw overspoelen met informatie. Hij is voorstander van korte berichten, bijvoorbeeld via een appgroep. Geen standaard-informatie, want die wordt al gauw niet gelezen. De informatie moet uitlokken om te reageren.

Vraag: zijn er cursussen voor ledenraadsleden?
Prof. Van Dijk: Nee, die zijn er niet. Wel voor voorzitters. Hij vindt het ook niet zo goed om cursussen te organiseren voor leden. Zij moeten gewoon zonder filter de rauwe werkelijkheid op tafel brengen.

Vraag: Hoe zou het organigram van de organisatie van de Akropolistoren eruit moeten zien? Wat is de plaats van de commissies?
Prof. Van Dijk onderscheidt drie lagen:

1) de leden van de vereniging, dus alle bewoners
2) het bestuur
3) de ledenraad.

De ledenraad vertegenwoordigt de bewoners en is het hoogste orgaan.
Het bestuur neemt de besluiten en voert uit, samen met de commissies die door het bestuur zijn ingesteld.
De ledenraad kan ook commissies instellen, bijvoorbeeld een kascommissie.
De ledenraad heeft het bestuur als gesprekspartner, niet de commissies van het bestuur. Het bestuur stuurt de commissies aan, dus via het bestuur kan de ledenraad invloed uitoefenen op het werk van de commissies.